Initial/Opening/Beginning balances. How to do that?

Using a Balance Sheet that ends your existing accounting system, you can then do the following:

  1. Login to FA as an admin.
  2. Create a Fiscal Year that is one year before the one you created when you started. (So if you started January 1, 2015, create a fiscal year starting January 1, 2014.)
  3. Set the Company to use this year in Company Setup.
  4. Check if you have all the same GL accounts in FA as the ones listed on your Balance Sheet from your old accounting system. If they do not all exist in FA, then create them. Also create Bank Accounts for your GL bank accounts and Cash accounts. Write them down so you can easily find them later.
  5. Go into Journal Entry in Banking and General Ledger. Set the date to be the last of the year (e.g. December 31).
  6. Enter the lines from the Balance Sheet one by one. You should end up with a 0 difference because the debits and credits should equal on your Balance Sheet.
  7. Save the Journal Entry.
  8. Set the normal Fiscal Year on the Company again and you are done.
  9. System names for Class Types are in includes/sysnames.inc for chart_class.ctype field.
  • You must be logged in as admin to have access to the underlying bank accounts in the Journal Entry
  • Setup -> Access Setup -> System Administrator -> Banking & GL Transactions. Check the row: Journal Entries to Bank Related Accounts. That should allow it.
  • Be sure to have created the GL Bank Accounts and the Bank Accounts
  • In Bank Accounts and enter the relevant GL Bank Account.

Advanced

If you have stock (Inventory) and you know the material cost/purchase price for the items:

  1. Set the former fiscal year on the Company again.
  2. Go into Items and Inventory.
  3. Create your Items one by one (or import them by using one of the modules from Download page).
  4. Use the Inventory Adjustment form to set the initial stock and material price one by one line.
    Use the last day of the year (like before e.g. December 31)
  5. Save the adjustment.
  6. This will, besides update the stock quantity and material cost, also create a GL entry into Inventory (hopefully corresponding to existing inventory balance)
  7. This will also create a credit entry into the Inventory Adjustment Account.
  8. You will need to create a reverse GL journal entry with these 2 adjustment lines and the same date.
  9. This will get the stock quantity and average material cost updated for all items.

If you have AR/AP records (not settled yet), this is more complicated.

  1. Set the former fiscal year on the Company again.
  2. You will have to enter the unsettled records in Sales, Direct Invoice and Supplier, Supplier Invoices, one by one (by the last day of the fiscal year) and you must enter them as service items (to not intervene with the stock transactions above. And you must also enter them as tax-free entries. These entries have been done already in the former system.
  3. You will end up with AR and AP balances that should match the Balance Sheet, and also GL entries for Sales and Cost of Goods Sold.
  4. You will need to create a reverse GL journal entry for all these transactions (the sum of them).
  5. This will get the AR and AP ledgers updated as well as the GL Balances.
  • A better way in some instances is described in this post.

These instructions are given without warranty. There might be Accountants out there having better ideas. If so, please share them with us.

Bilanci Iniziali/D’Apertura. Come farli?

Utilizzando un bilancio di chiusura prodotto dal vostro attuale programma di contabilità, potete operare come segue:

  1. Effettuate il login d’accesso a FA come amministratore
  2. Create l’anno fiscale che precede quello attuale, creato inizialmente in fase di installazione. (P.es. se avete inizializzato FA a far data dal 1 gennaio 2015, create l’anno fiscale con principio il 1 gennaio 2014)
  3. In Impostazioni Azienda configuratela in modo che operi in questa annualità antecedente
  4. Controllate che nel Piano dei Conti di FA siano presenti tutti i conti utilizzati nel bilancio predisposto nel vostro precedente programma di contabilità. Dovrete creare in FA tutti quelli che non esistono, compresi in Contabilità generale i Conti banca e Conti cassa necessari, e prendetene nota in modo da poterli in seguito rintracciare facilmente
  5. Andate nel Libro Giornale in Contabilità Generale e impostate la data corrente in modo che corrisponda all’ultimo giorno dell’anno (il 31 Dicembre)
  6. Inserite una alla volta tutte le voci presenti nel bilancio di chiusura. Dovreste ottenere uno sbilancio finale pari a 0, dal momento che debiti e crediti si dovrebbero pareggiare
  7. Salvate la pagina di Libro Giornale così creata
  8. Concludete reimpostando l’anno fiscale corrente in Impostazioni Azienda
  9. I nomi di sistema per i Tipi di Classe sono elencati nel campo chart_class.ctype nel file includes/sysnames
  • E’ necessario effettuare l’accesso come amministratore per avere accesso ai conti bancari sottostanti nel Libro Giornale
  • In Impostazioni->Impostazioni d’Accesso->Amministratore Sistema->Transazioni Libro Mastro controllate la riga: Voci di Libro Giornale Relative a Conti Bancari. E’ l’impostazione qui presente che dovrebbe autorizzarvi all’accesso.
  • Assicuratevi di aver creato il Mastro Conti Bancari e gli opportuni Conti Banca e inseriteci i valori pertinenti.

Procedure Avanzate

Se avete giacenze (Inventario) e siete a conoscenza dei costi dei materiali/prezzi d’acquisto dei prodotti:

  1. Impostate di nuovo l’Azienda in modo che operi sull’anno fiscale antecedente
  2. Andate in Articoli e Magazzino
  3. Create uno ad uno i vostri articoli (o importateli usando uno dei moduli scaricabili dalla pagina di Download)
  4. Usate il modulo Rettifica Inventario per impostare le giacenze iniziali e il prezzo di tutti i prodotti.
    Come prima, utilizzate come data di registrazione l’ultimo giorno dell’anno (il 31 dicembre)
  5. Salvate le rettifiche
  6. In questo modo, oltre ad aggiornare le giacenze e il loro costo, nel mastro Magazzino della Contabilità generale verrà creata la relativa scrittura (corrispondente al bilancio d’inventario esistente)
  7. Verrà creata in tal modo anche una voce attiva nel conto Rettifica Inventario
  8. In pari data dovrete quindi creare le contrapposte voci di Libro Giornale corrispondenti a queste 2 righe di rettifica
  9. In questo modo otterrete l'aggiornamento delle quantità in giacenza e del costo medio di tutti i prodotti

Se sono presenti registrazioni di contabilità clienti/fornitori (ancora non regolate) la soluzione è più complicata.

  1. Impostate, come al solito, l’anno fiscale antecedente
  2. Inserite una ad una le registrazioni in sospeso in Vendite, Fatture immediate e in Fornitori, Fatture fornitori datandole sempre l’ultimo giorno dell’anno fiscale; dovrete effettuare queste registrazioni come se si trattasse di servizi (in modo che non abbiano ad interferire con le transazioni di magazzino effettuate in precedenza) e dovrete farlo anche in forma di transazioni esenti da tasse. Queste sono registrazioni già create nel sistema contabile che utilizzavate in precedenza
  3. Alla fine dovreste ottenere dei saldi di contabilità clienti/fornitori corrispondenti a quelli presenti nel bilancio generale, ed alle voci di Contabilità generale relative a Vendite e Costo del Venduto
  4. Ora dovrete creare le contrapposte voci di Libro giornale corrispondenti a queste transazioni (oppure alla loro somma)
  5. In questo modo si otterranno conti Clienti e Fornitori e bilanci di Contabilità Generale aggiornati

Queste istruzioni sono fornite senza alcuna garanzia. Tra voi potrebbero esserci commercialisti in grado di suggerire soluzioni migliori. In tal caso, vi preghiamo di condividere queste informazioni con noi.