Introduction

Before you can use your installed/updated company there are some important settings you have to enter to tell FrontAccounting how to act.

  1. Enter Setup tab, System and General GL Setup.
    • Set the correct Accounts for Retained Earnings, Profit/Loss Year, Bank Charge and all the other default Accounts.
      If you want to add more accounts, go to Banking and General Ledger, GL Accounts and create the missing accounts.
    • Check that the other values are correctly set.
  2. Enter Setup tab, Company Setup.
    • If this is your own company, change to relevant data.
    • If you need to track costs by cost centre/department or by project Setup the Dimensions to allow you to do this.
    • If you want Calcolo Automatico del Prezzo from Standard Cost, add a percent to add and eventually round to the nearest XX Cent. Also check that Base for Auto Price calculations is set.
  3. Enter Setup tab, Access Setup.
    • Check all the roles and change as you please. The roles have been converted from the former Access Roles and may need some changes.
  4. Enter Setup tab, Fiscal Years.
    • Check that you have the correct fiscal year entered. If not, create the fiscal year and go into Company Setup and select this new fiscal year.
  5. Enter Setup tab, Points of Sales.
    • Enter at least one Points of Sales. If you haven't setup a Cash Account, go into Banking and General Ledger tab, Bank Accounts and create a cash account. Go back to Points of Sales and fill out the rest.
  6. Before starting with sales orders, invoices etc, you must first configure Configurazione del sistema di tassazione and enter some data:
  7. To start using FA in the place of existing packages, begin with one fiscal year back and on it's last day make a complete (Journal) Voucher (Journal Entry Form) with all opening balances and they must tally correctly when that fiscal year is closed and the new fiscal year is created and opened for current year transactions. Such entries would include:
    • Supplier / Customer balances
    • Stock balances - enter the stock item levels in the Inventory module - if you are doing this before you enter item prices, the entries will not create any GL transactions - the GL open balance must include the Inventory balance.
    • Bank and Cash Balances
    • Other relevant entries in the Opening Balance Sheet - now create the correct new fiscal year, change to this year in the Company Setup, and continue from here.
  8. If the fiscal year needs to be different from the standard one in the Chart of Accounts SQL, it needs to be edited in phpMyAdmin or other MySQL client and if any exchange rates are available their effective dates too will have to be edited in such a way as currently the FA Exchange Rate Page does not allow editing the date whilst it allows choosing one for a new exchange rate. No checks are made for dates earlier than the earliest existing one for exchange rates.
  9. Enter Setup tab, Display Setup.
    • The various date display and other parameters can be set to suit the user.
  10. Explore The Features and Functionality Available. There are a lot of hidden features within FA and a browse though the Wiki will disclose them.
    • Recurring Invoices can be set up and generated for recurring sales.
    • Quick Entries are use to facilitate the entry of repetative transactions by pre-populating the transaction screen.

Tips and Tricks

Several Forum Posts discuss the setting up of a new FA Install and managing extensions and modifications. The list here, though not exhaustive, will be a nice place to start.

Introduzione

Prima che possiate utilizzare il programma con i dati inseriti in fase di installazione ed aggiornamento, ci sono delle importanti impostazioni preliminari da effettuare per predisporre correttamente l’operatività di FrontAccounting.

  1. Nella scheda Impostazioni, Impostazioni di Contabilità Generale e di Sistema:
    • Impostate i conti per la registrazione di Utili patrimonializzati ( Earnings), Annualità contabile (Profit/Loss Year), Costi bancari (Bank Charge) e tutti gli altri conti di base previsti.
      Qualora desideriate aggiungere altri tipi di conti, andate in Libro mastro, Piano dei Conti e create i conti mancanti.
    • Controllate che tutti gli altri valori siano impostati correttamente.
  2. Nella scheda Impostazioni, Impostazioni Azienda:
    • Modificate opportunamente i dati dell’azienda di pertinenza.
    • Se intendete tracciare le spese per centri di costo/reparto o per progetto, impostate le Dimensioni in modo da consentire questo tipo di gestione.
    • Se desiderate utilizzare il Calcolo Automatico del Prezzo da Costi Standard, specificate la percentuale di maggiorazione e l’arrotondamento da applicare. Controllate anche che sia impostato il Prezzo Base da usare per il calcolo automatico.
  3. Nella scheda Impostazioni, Impostazioni di Accesso:
    • Controllate tutti i ruoli attribuiti agli utenti e modificateli secondo le vostre esigenze. Gli attuali ruoli hanno subito modifiche rispetto ai precedenti Ruoli di Accesso e possono rivelarsi necessari degli aggiustamenti.
  4. Nella scheda Impostazioni, Annualità Contabili:
    • Controllare di aver impostato l’anno fiscale corretto. In caso contrario create la nuova annualità fiscale, quindi in Impostazioni Azienda selezionate il nuovo anno fiscale.
  5. Nella scheda Impostazioni, Punti Vendita:
    • Inserite almeno un Punto Vendita. Se non avete impostato nessun Conto di Cassa, andate nella scheda Libro Mastro, Conti Bancari e create un conto di cassa. Tornate quindi in Punti Vendita e completate l’inserimento dei dati.
  6. Prima di iniziare ad effettuare ordini di vendita, fatture ecc. dovete provvedere alla configurazione del sistema fiscale inserendovi i dati opportuni:
  7. Per iniziare ad utilizzare FA al posto di un altro programma, cominciate col creare nel modulo Voce Prima Nota una pagina di prima nota, datata l’ultimo giorno dell’anno fiscale precedente, in cui andrete ad inserite tutte voci del bilancio di apertura, in modo che ci sia una corretta corrispondenza tra i dati di chiusura dell’anno fiscale precedente e quelli di apertura del nuovo. Questi dati dovrebbero comprendere:
    • Saldi di bilancio Fornitori/Clienti
    • Giacenze di magazzino – inserite nel modulo Inventario le giacenza dei prodotti: effettuando questa operazione prima di valorizzare il prezzo dei prodotti, questi inserimenti non creeranno transazioni in Contabilità Generale – il bilancio d’apertura in Contabilità Generale deve essere comprensivo dei saldi di Inventario.
    • Saldi di cassa e conti bancari
    • Altre voci rilevanti per il Bilancio di apertura
      A questo punto create il nuovo anno fiscale, passate operativamente a questa annualità in Impostazioni Azienda, e proseguite a partire da qui.
  8. Se l’anno fiscale ha necessità di essere impostato in maniera differente da quella standard prevista dal Piano dei Conti SQL, va modificato esternamente con phpMyAdmin o altro client MySQL; se sono presenti tassi di cambio valutario, anche le loro date di vigenza dovranno essere modificate nello stesso modo, dal momento che attualmente la Pagina dei Tassi di Cambio di FA non consente di modificare le date, mentre consente di selezionare nuovi tassi di cambio. Non vengono effettuati controlli sui tassi di cambio relativi a date anteriori a quelle esistenti.
  9. Nella scheda Impostazioni, Impostazioni della Schermata:
    • Si possono impostare vari tipi di visualizzazione delle date e di altri parametri in modo da adattarle alle preferenze dell’utente.
  10. Vi suggeriamo di documentarvi sulle funzionalità disponibili. In FA ci sono una quantità di funzioni nascoste: un’occhiata al Wiki vi consentirà di conoscerle.
    • Fatture Ricorrenti: si possono impostare e generare documenti di questo tipo per vendite ricorrenti nel tempo.
    • Inserimenti Rapidi: per facilitare l’inserimento di transazioni ripetitive si possono precompilare le relative schermate.

Suggerimenti e Trucchi

Molti interventi postati sul Forum trattano dell’impostazione di nuove installazioni di FA nonché di sue estensioni e modifiche. Questo elenco, ovviamente non esaustivo, può rappresentare un buon punto di partenza.