Purpose

Create an Invoice without a Sales Order. This method allows you to create an invoice directly, skipping the following steps entirely:

1. Creating a Sales Order
2. Flagging a Sales Order as Delivered (allowing quantities to be adjusted or back-orders to be created)
3. Creating a Work Order or Purchase Order for manufactured and non-stock items respectfully.
4. Auto population of Price before Tax will happen only if Setup => Display Setup => Show Item Codes is checked.

If you need to do any of the above steps, most notably creating back-orders or manufacturing items, it is recommended you use the Sales Order Entry method instead.

When entering a direct sales invoice Sales Order and Delivery documents will be created automatically with a reference number set to Auto.

Warning: Creating a direct invoice can not be reversed! If any mistakes are made you will need to create another invoice, or credit note, to fix any errors.

Procedure

The steps and requirements for creating an invoice directly are covered under Sales Order Entry. By default, this operation will not allow an invoice to be created if the stock level of any item will become less than 0.

Tips and Tricks

• To modify some invoice parameters go to Ricerca Transazione Cliente.
• To override the default setting preventing inventory of any item to be less than zero (you will receive a warning), go to: Setup->System and General GL Setup and under the Inventory heading check-mark the box: Allow Negative Inventory.
• If not using inventory set Item Type of a specific item to Service in the item list.
• Sales price can be calculated from a Standard Cost. Set your margin in Company Setup.
• Set your sales prices upfront for commonly used items. You can set sales prices separately for each Price List selected in the invoice header. If set, will override Standard Cost calculation.
• During Order Processing and Invoicing, change payment terms in a combobox. If this facility is unavailable, enable it by:
  • Check Setup -> Points of Sale and make sure that Allowed credit sale terms selection and Allowed cash sale terms selection are checked.
  • Check Setup -> Access Setup -> Sales Transactions and see if it is enabled for the user needing the said privilege.
• When creating a direct sales invoice, the cash payment is made to the account set in the Setup => POS Setup and it is on a per user basis.

Quick Workflow

To make a Direct Invoice on just one screen (Forum Post):

• Just enter Direct Invoice page
• Press F2 when you are focused on customer selector
• Enter new customer info and save it
• Then use cash payment option which also registers payment for invoice in single step
• List all unpaid invoices under Customer Allocation Inquiry
• Here you can select any unpaid invoice by customer name, and select to enter payment for selected customer's unpaid invoices presented.

The only improvement needed is adding a link back to Customer Allocation Inquiry on final payment screen, beside this all payment processes use the same scheme like the delivery/invoicing.

Obiettivo

Creare una Fattura senza relativo Ordine di Vendita. Questo metodo consente di creare direttamente la fattura, saltando completamente i seguenti passi:

1. Creazione di un Ordine di Vendita
2. Impostazione dell’Ordine di Vendita come Consegnato (con la possibilità di correggere le quantità e di creare eventuali ordini in sospeso)
3. Creazione di una Commessa o di un Ordine d’Acquisto, rispettivamente per articoli da produrre oppure non disponibili.
4. Valorizzazione automatica dei Prezzi al netto delle tasse; questa funzione ha luogo soltanto qualora sia stata selezionata la checkbox Mostra codici articolo nella scheda Impostazioni -> Impostazioni di Visualizzazione.

Se avete bisogno di effettuare uno qualsiasi dei passi summenzionati, soprattutto per creare ordini in sospeso o commesse di produzione, si raccomanda di usare invece il metodo Inserimento Ordine di Vendita.

Quando si inserisce un fattura di vendita immediata, vengono creati automaticamente l’Ordine di Vendita e il documento di consegna con numero di riferimento impostato ad Auto.

Attenzione: Una volta creata, non è possibile annullare una fattura immediata! Se si commettono errori, per porvi rimedio sarà necessario creare, secondo i casi, un’altra fattura o una nota di credito.

Procedura

I requisiti e i passi necessari alla creazione di una fattura immediata sono trattati in Inserimento Ordine di Vendita. Per impostazione predefinita, questa operazione non consente la creazione della fattura qualora il livello di giacenza di un qualsiasi articolo dovesse risultare inferiore a 0.

Suggerimenti e Trucchi

• Per modificare dei parametri della fattura, utilizzate la procedura Ricerca Transazione Cliente.
• Per scavalcare l’impostazione predefinita che impedisce che la giacenza di un articolo possa essere inferiore a zero (viene emesso un avviso), andate in Impostazioni->Impostazioni di sistema e di Contabilità Generale e, nella sezione Magazzino, selezionate la checkbox Permetti Magazzino Negativo.
• Se non intendete gestire le giacenze di un determinato articolo, impostatene il Tipo Articolo come Servizio nel Listino.
• I prezzi di vendita possono essere calcolati a partire dai Costi standard. Impostate il vostro margine di ricarico in Impostazioni Azienda.
• Preimpostate i prezzi di vendita per gli articoli più comunemente utilizzati. Potete impostare prezzi di vendita differenti per ogni Listino che sia possibile selezionare nell’intestazione della fattura. Se il prezzo dell’articolo risulta preimpostato, questo valore avrà la precedenza su quello definito dal calcolo basato sui costi standard.
• Durante la lavorazione dell’ordine e la fatturazione, potete modificare i termini di pagamento nell’apposita combobox. Se questa funzione non fosse disponibile, abilitatela con la seguente procedura:
  • Controllate in Impostazioni -> Punti vendita e assicuratevi che le opzioni Consenti scelta termini di vendita a credito e Consenti scelta termini di vendita per contanti siano selezionate.
  • Controllate in Impostazioni -> Impostazioni d’Accesso che l’opzione Transazioni di Vendita sia abilitata per gli utenti che necessitano di tale privilegio.

Procedura Rapida

Per creare un'intera Fattura Immediata in un’unica schermata (Post del Forum):

• Accedete alla schermata Fattura Immediata
• Premete F2 mentre è attiva la combobox per la selezione del cliente
• Nella nuova finestra così visualizzata inserite le informazioni relative al nuovo cliente e salvatele
• Quindi utilizzate l’opzione Pagamento per contanti che consente di registrare il pagamento per la fatturazione in un unico passo
• Accedete all’elenco di tutte le fatture in sospeso in Ricerca Allocazione Cliente
• Qui potete filtrare le fatture in sospeso per nome cliente, e quindi selezionare a quali fatture in sospeso attribuire il pagamento effettuato dal cliente.

L’unico miglioramento necessario consiste nell’aggiunta di un link per tornare alla Ricerca Allocazione Cliente nella schermata finale di pagamento; a parte ciò tutti i procedimenti di pagamento fanno uso del medesimo schema usato per la consegna/fatturazione.