Purpose

Maintain your customer list.

Procedure

• Manual Import of Customers
• FrontAccounting Web User Interface Customer Data Entry Methods
  • Fill in data and click Add New Customer below.
  • Select a customer on the drop down list, modify data and click Update Customer.
• From release 2.3.21 you can search by short name, name and tax id.
• Forum Post discusses better Customer Search options for implementation.

If you're missing customers on the drop down list see Tips & Tricks section below.

Contacts.

Maintain contact list for a selected customer using tab Contacts.

Here are the rules for emailing contacts in Customers, Branches and Suppliers. Each item is referring to a Contact Category.

- 'invoice' for invoices, and statement and receipts
- 'delivery' for deliveries
- 'order' for orders and quotations
- 'general' for everything

EVERY reports will send an email to everybody from the current and the main company will match those criteria except for statement and receipts.

Example the invoice report will send an email to (if existing) - branch.invoice - branch.general - customer.invoice - customer.general.

For statement and receipt only the first person (in that order) will receive the email.

So, a contact set as general on the customer settings, will receive every emails except from statement and receipt (except if nobody else get this email).

To summarize, general mean all and customers receive email for every branch.

Tips and Tricks

If you send out Customer Statements from the Report Center by email, it is important that you put an email on the customer (not only the branch).

Many Customers?

If you have many records you can enable Search Customer List in Company setup. You can then start a search by pressing a space in the Customer List, or use the edit box in front of the list if such one is available. Now enter fragment of Customer name and press tab. The list will now be populated with relevant records. If you enter a *, all records will be shown.

Missing Drop Down Boxes for Customers

Unless the Setup -> Company Setup Search Customer List check box is left untickled, there will be no existing customers in the drop down box display under the New Customers. ScreenShot

Press Space Bar, enter star sign (*) or enter characters that will be search in customer names. After pressing Enter drop down list will be supplied with customer names found by the filter.

Deleting a customer entry

If you entered a document for a customer you can't delete it anymore. Set Customer status to Inactive instead.

Changing Address

Changing the Customer Address will not show up in reports if there exists a Branch Address which is what gets into the reports. Forum Post

Obiettivo

Gestire la vostra rubrica dei clienti.

Procedura

• Importazione Manuale di Clienti
• Metodi per l'inserimento dei dati dei clienti nell’interfaccia utente di FA
  • Inserire i dati e cliccare Aggiungi nuovo cliente nella parte inferiore della schermata.
  • Selezionare un utente nell’elenco a comparsa, modificarne i dati e cliccare Aggiorna cliente.
• A partire dalla versione 2.3.21 è possibile attivare la ricerca per sigla, nome e identificativo tassa; nei Post del Forum vengono trattate diffusamente le opzioni per l’implementazione della ricerca clienti.

Se non trovate un cliente nell’elenco a comparsa, consultate di seguito la sezione Suggerimenti e Trucchi.

Contatti

Nella scheda Contatti viene gestito l’elenco dei contatti relativi al cliente selezionato.

Di seguito, ecco le regole per l’invio di rapporti via email ai contatti impostati nelle schede Clienti, Sedi e Fornitori. Ogni contatto fa riferimento ad una Categoria Contatti:

- 'invoice' regola l’invio di fatture, rendiconti e ricevute
- 'delivery' le consegne
- 'order' gli ordini e i preventivi
- 'generale' regola l’invio di tutti i tipi di rapporti

Per OGNI rapporto generato verrà inviata un’email a tutti quei contatti che, nella sede corrente e nell’azienda principale, corrispondono a queste categorie, con l’eccezione di rendiconti e ricevute.

Ad esempio, un report di tipo fatture verrà inviato via email ai contatti (qualora esistano):

- sede.invoice
- sede.general
- cliente.invoice
- cliente.general

Per rendiconti e ricevute sarà solo la prima persona (nell’ordine dato) a ricevere l’email.

Per cui, un contatto impostato come general nelle impostazioni cliente, riceverà tutte le email tranne quelle relative a rendiconti e ricevute (a patto che nessun altro riceva quell’email).

Riassumendo, general riceve tutti i rapporti mentre cliente riceve le email relative a ogni sede.

Suggerimenti e Trucchi

Se da Centro Rapporti emettete via email dei Rendiconti Cliente, è importante che impostiate un email per il cliente (e non solo per la sede).

Molti Clienti?

Se sono presenti molti record di clienti potete abilitare l’opzione Ricerca Elenco Clienti in Impostazioni Azienda. In questo modo potrete iniziare una ricerca nell’Elenco Clienti premendo la barra spaziatrice, oppure usando, qualora sia presente, la casella di editazione davanti all’elenco: digitate parte del nome del cliente e premete il tasto tabulazione. L’elenco verrà popolato con i soli record corrispondenti. Se digitate un asterisco *, verranno visualizzati tutti i record.

Casella a comparsa senza nominativi Clienti

A meno che la checkbox Ricerca Elenco Clienti in Impostazioni -> Impostazioni Azienda sia deselezionata, nella casella a comparsa non saranno inizialmente elencati i clienti esistenti oltre alla voce Nuovo cliente. Schermata

Premete la Barra Spaziatrice, digitate il carattere asterisco (*) o i caratteri da ricercare nei nomi dei clienti. Premendo Invio nell’ elenco a comparsa verranno visualizzati i nomi dei cliente corrispondenti al filtro di ricerca impostato.

Cancellare un record cliente

Se avete inserito un documento relativo ad un cliente non potete più cancellarlo. In alternativa potete impostare come Inattivo l’opzione Stato Cliente.

Modifica dell’indirizzo

La modifica dell’Indirizzo Cliente non avrà effetto nei rapporti qualora esista un Indirizzo Sede: è questo ad essere visualizzato nei rapporti. Post nel Forum